IT-Administrator

Festanstellung, Vollzeit · Hamburg

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Lead In

Haiilo is a leading employee communications and engagement platform empowering more than 1,000 organizations globally to connect and align their workforces. Our solutions streamline internal communication, elevate employee advocacy, and reinforce company culture. We’re a fast-growing, international company headquartered in Hamburg, with offices in Manchester, Helsinki, London, and Atlanta.

As we continue scaling globally, we’re looking for an experienced IT Administrator based in our Hamburg office to help us maintain and evolve our internal IT systems with a focus on operational excellence, strong problem solving skills, a people first mindset, and security at the core. 

You’ll be the go-to support for local employees in Hamburg while contributing to IT operations across our international offices. You’ll work in a Mac-first environment, supporting day-to-day IT needs, managing IT onboarding/offboarding, maintaining SaaS tools and hardware, and ensuring our office and network infrastructure runs smoothly. This role combines IT support with process automation and continuous improvement.

Who we're looking for
  • 3+ years of experience in IT operations, ideally in a SaaS or fast-moving tech environment

  • Strong expertise with macOS, and a solid grasp of Windows environments

  • Hands-on experience with our core stack: Kandji, Intune, Okta, 1Password, Freshservice, Google Workspace, Slack, Zoom

  • A security-first mindset and familiarity with frameworks like ISO 27001 or SOC 2

  • Confident troubleshooting, proactive support attitude, and excellent communication in English

  • Bonus: Scripting skills (Bash, PowerShell, or Python) and/or German language proficiency

Nice to have: 

  • Experience with ZTNA, VPN alternatives, or modern remote access tools

  • Interest in vendor management and contract renewals

  • Passion for scaling IT systems and creating great employee experiences

Your tasks
  • Deliver hands-on IT support in our Hamburg office and remotely, covering onboarding/offboarding, device setup, troubleshooting, and hardware (printers, AV, networking)

  • Manage and optimize Kandji (macOS) and Intune (Windows) MDM systems in line with CIS compliance standards

  • Maintain and improve local office infrastructure, including Wi-Fi, network devices, and meeting room tech

  • Use Freshservice and Jira to manage tickets, implement ITSM best practices, and ensure great service across the lifecycle

  • Collaborate on IT asset management, compliance tracking, and cost control initiatives

  • Support internal events and act as the go-to contact for smooth IT logistics in Hamburg

About us
At Haiilo, we’re all about making work feel more connected and meaningful. More than 3.5 million employees at companies like Salesforce, Rabobank, and Ritter Sport use our digital home for social intranet, communications, employee advocacy and insights to stay informed, engaged, and heard. 
Lead In

Haiilo ist eine führende Plattform für Mitarbeiterkommunikation und -engagement und unterstützt über 1.000 Unternehmen weltweit dabei, ihre Belegschaft zu vernetzen und auf gemeinsame Ziele auszurichten. Unsere Lösungen vereinfachen die interne Kommunikation, stärken die Mitarbeiterbindung und fördern eine lebendige Unternehmenskultur. Wir sind ein schnell wachsendes, internationales Unternehmen mit Hauptsitz in Hamburg und weiteren Büros in Manchester, London, Helsinki und Atlanta.

Während wir global weiter wachsen, suchen wir einen erfahrenen IT Administrator:in (m/w/d) für unser Büro in Hamburg, der/die unsere internen IT-Systeme weiterentwickelt und betreut – mit einem Fokus auf operative Exzellenz, lösungsorientiertes Denken, Serviceorientierung und Sicherheit als Grundprinzip.

Du bist die erste Anlaufstelle für unsere Kolleg:innen vor Ort in Hamburg, arbeitest aber auch eng mit unseren internationalen Teams zusammen. In einer Mac-first-Umgebung unterstützt du den IT-Alltag, verantwortest On- und Offboarding-Prozesse, betreust SaaS-Tools und Hardware und sorgst dafür, dass unsere Office- und Netzwerkinfrastruktur zuverlässig läuft. Die Rolle kombiniert klassischen IT-Support mit Prozessautomatisierung und kontinuierlicher Verbesserung.

Wen wir suchen
  • 3+ Jahre Erfahrung in der IT-Administration, idealerweise in einem SaaS- oder schnelllebigen Tech-Umfeld

  • Sehr gute Kenntnisse in macOS, solide Grundlagen in Windows

  • Praktische Erfahrung mit Tools wie Kandji, Intune, Okta, 1Password, Freshservice, Google Workspace, Slack, Zoom

  • Sicherheitsbewusstsein und idealerweise Erfahrung mit Standards wie ISO 27001 oder SOC 2

  • Du bist lösungsorientiert, kommunikationsstark, service-minded – und sprichst sehr gut Englisch

  • Bonus: Scripting-Know-how (z. B. Bash, PowerShell oder Python) und/oder gute Deutschkenntnisse

Nice to have: 

  • Erfahrung mit ZTNA, modernen Remote-Access-Tools oder VPN-Alternativen

  • Interesse an Vendor Management und Vertragsverlängerungen

  • Begeisterung dafür, IT-Systeme zu skalieren und ein großartiges Employee Experience zu schaffen

Was du bei uns machen wirst
  • Übernimm den operativen IT-Support im Hamburger Büro und remote – von On-/Offboarding über Geräteeinrichtung bis hin zu Netzwerk- und Druckerproblemen

  • Verwaltung und Weiterentwicklung unserer MDM-Systeme: Kandji (macOS) und Intune (Windows) – im Einklang mit CIS-Standards

  • Betreuung und Verbesserung der lokalen IT-Infrastruktur (Wi-Fi, Netzwerkgeräte, Meetingräume etc.)

  • Bearbeite Tickets über Freshservice und Jira, setze ITSM-Standards um und sorge für durchgängige Servicequalität

  • Unterstütze bei Asset-Management, Compliance-Tracking und Kostenkontrolle

  • Sei der/die zentrale Ansprechpartner:in für lokale Events und stelle reibungslose IT-Logistik sicher
Über uns
Wer sind wir?
Haiilo ist eine führende Plattform für Mitarbeiterkommunikation und -engagement, die Unternehmen dabei unterstützt, eine stärker verbundene, engagierte und aufeinander abgestimmte Belegschaft zu fördern. Unsere Lösungen ermöglichen es Unternehmen, die interne Kommunikation zu vereinfachen, die Mitarbeiterbindung zu stärken und die Unternehmenskultur insgesamt zu fördern. Über 1000 Organisationen nutzen Haiilo, um wichtige Informationen zu teilen, das Engagement zu messen und die Stimmen der Mitarbeitenden zu verstärken.
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